Om din förening har beslutat att hålla ett årsmöte med digitala hjälpmedel kan det vara bra att kolla vilka särskilda förberedelser man behöver vidta. Samma regler för vad stämman behöver innehålla gäller oavsett om stämman sker digitalt, fysiskt eller i hybridformat. I denna artikel går vi inte igenom allt som en föreningsstämma måste innehålla (det finns många andra bra artiklar som går igenom detta) utan fokuserar på de delarna som är unika för det digitala formatet.
Vid heldigitala och hybridmöten behöver deltagare kunna kommunicera med varandra så det första steget är att tillse att din förening har någon form av skärmdelningsverktyg. Dessa är bra alternativ:
• Google Meet
• Zoom
• Microsoft Teams
Alla verktygen är lika i funktionalitet och vilket ni väljer är inte jätteavgörande för mötets genomförande. I hybridmöten kan det även vara idé att ha en extern högtalare, webbkamera med mikrofon och videoskärm så att de deltagarna som deltar på plats kan se och interagera med de digitala deltagarna. Glöm heller inte att kolla så att det finns internetanslutning i den lokalen ni tänkt att genomföra mötet ifrån.
Nästa steg är att välja ett system att genomföra årsmötet i. Det är naturligtvis möjligt att genomföra årsmötet utan detta men inte särskilt praktiskt. Det som är viktigt att ha i åtanke när man väljer system är att välja ett som täcker de behoven din förening har och som underlättar genomförande samt administration efter årsmötet. Vanliga funktioner man ofta behöver är personval, ärendeval, upprop och talarlista. GoPlenum har naturligtvis alla dessa funktioner och mer därtill, hela funktionslistan går att läsa här.
Beroende på vilket system ni valt kan detta steg se lite annorlunda ut. I de flesta fall behöver man dock skapa ett möte, upprätta en dagordning med förslag, lägga in deltagare och skicka ut inbjudningar. Inbjudan är bäst att skicka ut cirka 7–10 dagar innan mötet sker så att deltagare i lugn och ro kan registrera sig och testa att logga in.
Det sista man vill ska hända under dagen för mötet är att få tekniskt strul vare sig det handlar om yttre omständigheter eller handhavandefel. Därför brukar vi rekommendera att mötesledarna vid minst 1 tillfälle tar och övar på handhavande. Att lära sig ett nytt system kan ta lite tid och vi rekommenderar stark att mötesadministratörerna över så mycket som möjligt. För att underlätta inlärning har GoPlenum flera supportartiklar som går igenom alla funktioner i systemet. Slutligen, kontrollera att all annan teknisk utrustning fungerar innan ni kör igång.
Denna del är egentligen den enklaste om man har gjort rätt förberedelser. Skillnaden mellan ett digitalt, hybrid eller fysiskt möte behöver inte vara så stora. Om ni använder ett mötesverktyg borde mötet gå ännu smidigare med hjälp av alla funktioner. För att skapa en bättre mötesmiljö vid digitala möten eller hybridmöten är det viktigt att de deltagare som inte för tillfället har ordet har sina mikrofoner avstängda.
När årsstämman har genomförts så gäller samma rutiner för en fysisk stämma såsom en digital. Den enda skillnaden är att i vissa verktyg, GoPlenum inkluderat, kan man få ut ett protokollunderlag av mötet som genereras automatiskt. I det underlaget kan man se all information om exempelvis voteringar, talartid och ändringsförslag. Det kan hjälpa i upprättandet av protokollet.
